“Mikään ei ole vähemmän tuottavaa kuin tehostaa sellaista, mitä ei ollenkaan pitäisi tehdä.” – Peter Drucker
Kaikki mikä on tärkeää, ei ole kiireellistä; eikä kaikki mikä on kiireellistä ole tärkeää. Ennen kun alat aikatauluttamaan asioita kalenteriisi, sinun kannattaa pysähtyä miettimään hetkeksi tehtäviäsi niiden kiireellisyyden ja tärkeyden kannalta.
Erota asioiden kiireellisyys niiden tärkeydestä
- Luokittele asiat ja tehtävät matriisiin niiden kiireellisyyden (y-akseli) ja tärkeyden (x-akselin) mukaan.
- Keskity heti tekemään asioita, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä.
- Karsi ne tekemiset, jotka eivät ole kumpaakaan. Jätä yksinkertaisesti joitain asioita tekemättä ja katso mitä tapahtuu!
- Suunnittele asiat, jotka ovat tärkeitä, mutta joita ei tarvitse tehdä juuri nyt.
Kalenterin hallinta
- Suunnittele kalenterisi huomioiden oma energiatasosi päivän aikana. Tee 3. tason tehtäviä, silloin kun olet parhaimmillasi.
- Varaa kalenteristasi aikaa tärkeisiin tilanteisiin valmistautumiseen ja suunnitteluun.
- Voit myös säännöstellä sähköpostia ja some-aikaa päättämällä, että keskityt niihin vain tiettyyn aikaan päivästä.
- Muista varata aikaa rentoutumiselle – luova työ vaatii myös lepoa ja aivojen tyhjäkäyntiä.
Vinkit esimiehelle
- Varaa aikaa johtamiselle ja kahdenvälisille keskusteluille. Alaiset arvostavat aikaa, jonka esimies antaa keskeytyksettä.
- Delegoi asiat, jotka ovat kiireellisiä, mutta eivät tärkeitä.