Tee palautteesta arkipäivää
Esimies on vastuussa siitä, että sovitut asiat tehdään ja antaa (ja vastaanottaa) palautetta. Palautteen tulisi olla mahdollisimman jatkuvaa, arkipäiväistä ja oikea-aikaista. Hyvä palaute on perusteltua, harkittua, konkreettista sekä kirkastaa tavoitteita ja perustehtävää. Monille osaajille palaute on tärkeä motivointitekijä. Työhyvinvointitutkimuksissa tulee ilmi, että useimmat kokevat saavansa aivan liian vähän palautetta työstään.
Hyvin ja huolella asetetut tavoitteet helpottavat myös varsinaisen suorituksen arviointia. Suorituksen arvionnissa on hyvä käyttää myös ulkopuolisia lähteitä (asiakkaita, muita sisäisiä sidosryhmiä, yms.) mikäli mahdollista. Palautteen saaminen laajalti auttaa hahmottamaan alaisen toimintaa monen sidosryhmän kannalta ja lisää siten myös esimiehen ymmärrystä koko tiimin toiminnan ja tuloksellisuuden kehittämiskohteista.
|
Suorituksen arviointi |
Palaute |
Seuranta |
|
• Hae palautetta tiimisi toiminnasta jatkuvasti • Määrittele tärkeimmät suorituksen arvioijat jo tavoitteen asettelun aikaan • Muista antaa mahdollisuuksien mukaan tilaa muuttuville tilanteille • Keskity konkretiaan ja dokumentoi saavutukset – mitä & miten • Muista linkki palkitsemiseen |
• Anna palaute yksilölle sopivalla tavalla • Anna alaisesi kertoa oma näkökulmansa • Keskity konkretiaan tilanteisiin tms. • Muista ”hampurilaismalli” antaessasi negatiivista palautetta • Anna palautetta myös yhteistyötaidoista ja käyttäytymiseen liittyvästä suoriutumisesta • Rohkaise kaikkia tiimissä antamaan rakentavaa palautetta • Kysy palautetta myös omasta toiminnastasi • Parhaissa työyhteisöissä kaikki antavat ja vastaanottavat palautetta |
• Yhdessä sovitut pelisäännöt antavat raamit seurannalle • Sovi pelisääntöjen puitteissa kunkin kokemukseen ja osaamiseen sopiva seurantatapa • Luota alaisen kykyyn ”hoitaa hommansa” • Pyydä raportointia tiimin kesken vain niistä asioista, jotka kasvattavat toisten osaamista • Yhdessä jakaminen ja toisten tukeminen, vältä kilpailutilanteiden muodostumista |
Suorituksen arviointi
Suorituksen arviointi seurantajakson lopussa on huomattavasti helpompaa ja luotettavampaa, kun palautetta sidosryhmiltä ja asiakkailta on haettu jatkuvasti. Näin voit varmistaa sen, että hetkelliset tilanteet eivät pääse liikaa vaikuttamaan kokonaisarviointiin. Suorituksen arvioijalle on inhimillistä ”unohtaa” ja mahdollisesti painottaa viime hetken tilanteita liikaa.
Varsinkin laadullisissa tavoitteissa tärkeimmät palautteen antajat tulisi määritellä jo tavoitteita asetettaessa. Lisää harkitusta tavoitteiden asettelusta kohdassa Tavoitteiden asettelu. Yhteistyökykya arvioitaessa voit esimerkiksi tuloskauden lopussa pitää tiimissä anonyymin äänestyksen, jossa pyydät nimeämään sen henkilön tai ne henkilöt tiimissä, joilta he ovat saaneet eniten apua. Myös tätä tietoa voit harkiten käyttää kokonaissuorituksen arvioinnissa.
Vaikka tavoitteet olisivat kuinka huolellisesti mietitty tulosjakson alussa, monesti ne eivät enää jälkikäteen ole realistisiä tai järkeviä arvioitaessa tuloskauden saavutuksia. On suositeltavaa muokata tavoitteita tarpeen mukaan matkan varrella paremmin todellisuutta vastaavaksi. Jos näin ei ole tehty, voidaan myös tavoitteita arvioidessa käyttää maalaisjärkistä harkintaa, silloin kun se on hyvin perusteltua. Harkinnanvaraisuus pitää kuitenkin sopia aina johtoryhmätasolla, jotta kohtelu on yhdenmukaista.
Suoritusta arvioitaessa harkinnanvaraisuutta tulisi kuitenkin käyttää suhteellisen säästeliäästi ja poikkeustapauksissa, siten että se ei vie pohjaa tavoitteelliselta toiminnalta ja luottamukselta siihen, että sovituista asioista pidetään kiinni. Voit kysyä mm. seuraavia kysymyksiä liittyen harkinnanvaraisuuteen:
- Onko tavoite ollut sellainen, että tämänhetkisen tiedon perusteella sen saavuttaminen olisi ollut a) mahdollista b) järkevää c) resurssien oikeaa käyttöä?
- Olisiko työntekijä voinut realistisesti tavoitteen saavuttaa, vai ovatko muut tavoitteet priorisoitu tämän tavoitteen edelle, siten että tavoitteen saavuttaminen ei ole enää ollut mahdollista?
Kun arvioit suorituksia, keskity konkretiaan. Listaa saavutukset, sekä mitä on saavutettu ja miten työntekijä on tehtäviään tehnyt (yhteistyötaidot, käyttäytyminen, muiden tukeminen, halu ottaa ja antaa palautetta tms.) Kun olet tavoitteen arvioinut dokumentoimalla faktat huolellisesti, on palautekeskustelunkin käyminen helpompaa.
Palaute
Ensimmäinen asia, joka kannattaa palautekeskustelussa muistaa, on se, että ihmisillä on erilaisia odotuksia palautteen suhteen. Yksi janoaa julkista kiitosta, kun taas toinen kokee sen hämmentäväksi, jopa nolostuttavaksi. Toinen taas saattaa kaivata hyvinkin suoraa negatiivistäkin palautetta, kun taas toiselle se voi olla murskaavaa (kun ehkä itsekin tietää että asiat eivät ole menneet toivotulla tavalla). Ihmisen temperamentilla on tutkimusten mukaan jonkin verran vaikutusta siihen, kuinka herkkä tai toisaalta kuuro palautteelle on.
Kuulostele siis alaisesi henkilökohtaisia toiveita, tai pyri muuten muodostamaan kuva siitä, miten alaisesi palautteeseen suhtautuu. Yleissääntönä kannattaa kuitenkin aloittaa mielummin varovasti kuin liian ”ronskisti”. Yhtälailla lähes kaikki kuitenkin haluavat palautetta työstään tavalla tai toisella.
Palautetta siis kannattaa antaa jatkuvasti, mutta vähintään kerran vuodessa/tulosjaksossa kannattaa pitää myös virallisempi palautekeskustelu.
Keskustelun voi aloittaa kysymällä alaiseltasi miten hän mielestään on kaudella suoriutunut. Kuuntele aidosti miten asiat ovat sujuneet hänen näkökulmastaan, mutta kerro ehdottomasti myös oma näkemyksesi asioista. Pyri konkreettisiin erimerkkeihin siitä mitkä asiat ovat menneet hyvin, ja myös niistä asioista missä on kehitettävää.
Vinkki: negatiivista palautetta voi olla helpompi ottaa vastaan, kun sitä puskuroidaan esimerkiksi ”hampurilaismallin” avulla.
- Sano ensin joku positiivinen asia – vastaanottaja on tällöin avoimempi kuuntelemaan jatkoa
- Sitten itse ”pihvi” eli mitä toiminnassa pitäisi kehittää tai missä on mennyt huonommin
- Ja loppuun taas positiivisempi asia ja kannustava ote, jotta vastaanottaja voi rauhassa sulatella kuulemaansa
Esimiehen kannattaa pyrkiä tiimissään luomaan palautekulttuuria, jossa rakentavien mielipiteiden esittämisestä tulisi arkipäivää. On kuitenkin paljon parempia puhua ihmisille suoraan, kuin juoruta tai vaikka purnata selän takana. Palautteen antaminen ei siis ole vain esimiehen yksinoikeus tai -velvollisuus, vaan jokainen työntekijä voi toimia asiassa esimerkkinä.
Palautekeskustelussa esimiehellä on luonteva tilaisuus kysyä palautetta omasta toiminnastaan. Palautekeskustelun voi vaikka päättää siihen, että kysyy alaiseltaan miten hänen näkökulmastaan esimies on pystynyt häntä tukemaan. Lisäksi voit pyytää konkreettisia esimerkkejä havainnollistamaan niitä asioita, jotka ovat (tai eivät ole) toimineet, ja miten omaa toimintaa kannattaisi jatkossa kehittää.
Seuranta
Tiimin pelisäännöissä on hyvä asettaa raamit myös seurannalle, eli sopia ne tavat joilla työn etenemistä arjessa seurataan. Tämän lisäksi esimiehen kannattaa ottaa huomioon alaistensa tapa tehdä töitä, ja kokemus vastaavanlaisissa tehtavissä, sekä henkilökohtaiset ominaisuudet ja toiveet mietittäessä sitä, kuinka seuranta tapahtuu.
Monelle kokeneelle tekijälle ”niskassa hengittävä” esimies on paha motivaation tappaja, kun taas uusi työntekijä tarvitsee ja vaatii apua, seurantaa ja ennen kaikkea perehdytystä tehtäviinsä. Luottamuksellisten suhteiden luominen on esimiehen keskeisin tehtävä työhyvinvoinnin näkökulmasta. Esimiehen tulee pystyä luottamaan kokeneiden alaistensa kykyyn selvitä tehtävistään. On tärkeä kuitenkin viestiä, että tarvittaessa olet tavoitettavissa kysymyksiä tai keskusteluja varten.
Seurannassa tärkeintä olisi se, että mahdollisia ongelmatilanteita voisi ennakoida, ja siten puuttua niihin ajoissa. Mahdollisten ongelmien esiintuominen vaatii luottamuksellisen ilmapiirin, ja tunteen siitä, että tiimissä autetaan toisia ja siedetään myös ajoittaisia epäonnistumisia.
Tiimin kesken kannattaa seurata yksityiskohtaisemmin vain niitä asioita, jotka a) kaikkien tulee työnsä puolesta tietää tai b) josta kaikki hyötyvät oppimismielessä.
Kokemusten tai toimintatapojen jakaminen ja yhteinen oppiminen tulisi olla tiimityössä pääasiassa. Siksi onkin hyvä pyrkiä välttämään tilanteita, joissa turhaan luodaan kilpailutilanteita tiimin sisälle.