Eli miten tiimille annetut tehtävät hoidetaan tarkoituksenmukaisesti?
Oman tiimin ja sille osoitettujen tehtävien organisointi ja suunnittelu on esimiehen keskeisiä tehtäviä. On kyse sitten oman työn delegoinnista alaisille, tiimin pelisäännöistä, perustehtävän selkeyttämisestä, tehtävien uudelleenjärjestelystä, tai kokonaan uusista tiimille osoitetuista tehtävistä, on esimiehen tehtävänä saada työt järjestettyä niin, että ne tulevat tehdyksi. Kannattaa myös huolehtia siitä, että alaiset voivat käyttää ja kehittää tehtävissä omaa osaamistaan mahdollisimman hyvin.
Esimiehen roolin haltuunotto
Uuden esimiehen tulee ymmärtää, että jotta esimiestehtävistä pystyy kunnialla suoriutumaan, on jotain vanhaa karsittava pois ja osattava täten luopua vanhasta. Ellei karsimistoimeen tartu heti uuden roolin saatuaan, voi se myöhemmin olla vaikeaa. Tämä roolin haltuunottaminen voidaankin katsoa esimiehen ensimmäiseksi tehtäväksi. Kun se on tehty, voi alkaa keskittyminen varsinaisiin esimiestehtäviin.
Tee itsellesi ”vuosikello”
Selvitä onko organisaatiossasi esimiehen ”vuosikelloa” eli graafista, syklistä kuvausta miten esimiehen tehtävät ja yrityksen hallintaprosessit nivoutuvat toisiinsa. Mikäli sitä et saa valmiina, tee itsellesi yksinkertainen vuosikello.
Voit aloittaa vaikka strategisesta suunnittelusta, ja sitten paikantaa tietyt ajat vuodesta muille tehtäville. Ota huomioon seuraavat loogiset jatkumot: tavoiteasetanta (lyhyen tähtäimen suunnittelun jälkeen), tiimin ja alaisten kehittämistoimet (strategisen suunnan ja jalkauttamisen aikana tai jälkeen), palkitseminen (aina mahdollisimman pian virallisen suorituksen arvionnin jälkeen) jne…
Sovi pelisäännöt tiimisi kanssa
Yhteiset pelisäännöt helpottavat sekä omaa että tiimiläistesi toimintaa. Pelisäännöt ovat kaikille samat, ja ne asettavat ne yhteiset perusodotukset, joita kaikkien tulee noudattaa. Pelisääntöihin kuuluu mm. seuraavia asioita: yhteisten tapaamisten säännöllisyys ja kaikkien velvollisuus osallistua niihin (poikkeukset voi nimetä erikseen), mistä asioista pitää etukäteen sopia esimiehen kanssa ja miten (kasvotusten, puhelimitse, tekstiviestillä), pelisäännöt liittyen lomiin tai poissaoloihin ja sijaistuksiin, kontaktit ja yhteydenpito sidosryhmiin jne. Esimies määrittelee tiimin pelisäännöt, mutta on suositeltavaa kuunnella ja keskustella asioista avoimesti tiimisi kanssa ennen päätöksentekoa.
Perustehtävän selkeyttäminen
Esimiehen tehtävänä on – yhdessä tiimin kanssa – varmistaa, että sekä yksilöiden että tiimin perustehtävät ovat selkeät. Perustehtävä vastaa kysymykseen: ”miksi olemme täällä töissä ja mikä on se nk. lisäarvo, jonka tuotamme organisaation ”asiakkaalle” ?
Selkeyttäminen auttaa kohdistamaan niukat resurssit oikeisiin asioihin, ja ymmärtämään mitkä asiat ovat olennaisia, ja mistä voi tarvittaessa karsia.
Tehtävien uudelleenjärjestely
Välillä on tarkoituksenmukaista miettiä tiimin nykyisiä tehtäviä ja katsoa avoimin mielin tehtävänjakoa. Olisiko ehkä tehokkaampaa toimia toisin tai jakaa tehtävät eri tavalla. Muista ottaa nämä asiat mukaan myös kehityskeskusteluihin ja tarkistaa tiimisi mielipide asioista.
Ennen kun teet isoja muutoksia, muista että työntekijän työsopimuksessa mainittua perustehtävää tai perustoimenkuvaa ei voi ilman hänen suostumustaan muuttaa. Kuitenkin toimenkuvan sisällä on mahdollista järjestellä tehtäviä uudestaan suhteellisen vapaasti
Uudet tehtävät
Jos tiimin nykyiset työt eivät järjesty nykyisisten työntekijöiden voimin, on myös esimiehen vastuulla joko resurssoida lisätyövoimaa tai priorisoida ja karsia tehtäviä.
Tehtävien sisällön ja keston perusteella on harkittava miten työt resurssoidaan – rekrytoidaanko uusia työntekijöitä, käytetäänkö alihankkijoita vai mahdollisesti vuokratyövoimaa.
Muistathan aina resurssoidessasi miettiä myös tiimin kokoonpanoa kokonaisuutena. Parhaissa tiimeissä on monimuotoisuutta: erilaista osaamista, erilaisia taustoja, erilaista kokemusta.
Alla on luonnehdittu tilanteita ja kriteetejä milloin käyttää erilaisia resurssointimuotoja sekä muistilistaa niiden käytöstä:
|
Uuden työntekijän rekrytointi |
Vuokratyövoima |
Alihankinta |
|
• lisätyövoiman tarve on luonteeltaan pysyvä/jatkuva • työ ja tehtävät kriittisiä tai yrityksen/organisaation avaintoimintoihin tai osaamiseen liittyvää • työnjohto yrityksen sisällä • työsuhde, josta seuraavat työnantajavelvoitteet • työsuhde voi olla määräaikainen, vain jos tähän on perusteltu syy (esim.perhevapaan sijaistaminen, harjoittelu..) |
• lisätyövoiman tarve on tilapäinen tai kausiluonteinen (max. 6-12 kk) • työtehtävät voivat olla myös ydinliiketoimintaa • työnjohto edelleen työn tilaajan vastuulla • ei työsuhdetta suoraan tilaajaan, vaan määräaikainen toimeksianto/tilaus vuokratyöfirmalle • työnantajavelvoitteet vuokratyöfirmalla • työtä tehdään yleensä vuokraajan tiloissa |
• lisätyövoiman tarve vaihteleva tai toiminto ei (yleensä) kriittistä ydinliiketoimintaa tai -osaamista • tyypillisesti koko rajattu (osa) liiketoimintaprosessista ”ulkoistettu” siten, että alihankintafirma tarjoaa kokonaisvaltaisen palvelun yksittäisten resurssien sijaan • sekä työnjohto että työnantajavelvoitteet alihankintafirmalla • työn suorituspaikka yleensä alihankintayrityksen tiloissa |
Uuden työntekijän rekrytointi
Uuden työntekijän rekrytointi on aina merkittävä investointipäätös, jota ei kannata tehdä huolimattomasti tai jättää kokonaan ulkopuolisten vastuulle.
Virherekrytoinnit ovat aina kalliita, ja kuluttuvat varsinaisten palkkakulujen lisäksi merkittävästi nykyisten työntekijöiden aikaa ja resursseja. Alle on koottu muistilistaa rekrytoinnista:
1. tee alustava tehtävänkuvaus eli lyhyt kuvaus siitä mitä toimenkuvaan kuuluu, tehtävät, tulokset, tehtävässä tarvittava osaaminen
2. varmista omalta esimieheltäsi, että sinulla on rekrytointilupa
3. kun olet saanut luvan rekrytoida, mieti hoidatko prosessin kokonaan itse vai käytätkö apunasi alan ammattilaisia (oma HR-osasto jos sellainen on, rekrytointiagentit)
4. jos valitset rekrytointitoimiston käytön, selvitä kustannukset ja mitä kaikkea toimisto tekee puolestasi – seuraavat askeleet kuuluvat sopimukseen mukaan joko toimistolle tai sinulle itsellesi
• Rekrytointikanavien valinta – sähköinen ilmoittelu/e-rekrytointi, sanomalehdet, korkeakoulujen tai yliopiston ilmoitustaulut?
• Rekrytointilmoituksen laadinta
• Kandidaattien esikarsinta (mahdolliset puhelinhaastattelut)
• Haastattelukutsujen aikataulutus ja sopiminen
• Haastattelut – tähän kannattaa huolellisesti valmistautua, suositeltavaa olisi useampi kuin yksi haastattelija, jotta voit rauhassa keskittyä vastauksiin
• Ammattilaisen suorittama soveltuvuusarvio viimeisille kandidaateille
• Yhteydenotot kandidaatin referenssien, eli mahdollisiin suosittelijoihin (usein aiempi esimies)
• Turvallisuusselvitys (joskus tarpeellinen, mikäli tehtävässä käsitellään kriittistä tai muuten erityisen luottamuksellista tietoa)
• Varsinainen valinta – tässäkin on hyvä olla useampi ihminen mukana, jotta voit vaihtaa ajatuksia ja vaikutelmia
• Työsopimuksen laatiminen ja allekirjoitus
• Työntekijän perehdytys
• Ei-kiitos kirjeet tai puhelut niille, joita ei tällä kertaa tehtävään valittu
Vuokratyövoima
Vuokratyöntekijän käyttö voi monessa tilanteessa olla tarkoituksenmukaista ja helpottaa esimiehen tehtäviä verrattuna omien työntekijöiden rekrytointiin.
Vuokratyösopimukset tehdään aina määräaikaisiksi ja varsinkin epävarmassa tilanteessa organisaatio sitoutuu lisätyövoimaan vain sopimuksen määräajaksi.
Vuokratyövoiman käyttö voi tuntua lyhyellä vertailuajanjaksolla kalliimmalta kuin oman työntekijän palkkaaminen. On hyvä muistaa, että kun lasketaan mukaan myös oman työntekijän rekrytointiin ja perehdytykseen kuluva aika, sekä omasta työvoimasta koituvat työnantajavelvoitteet, voi vuokratyövoiman käyttö myös olla kuitenkin kokonaistaloudellisesti edullisempaa. Mieti myös seuraavia kysymyksiä:
• Tarkista onko yritykselläsi puitesopimuksia alan toimijoiden kanssa
• Tee tehtävänkuvaus aivan kuten rekrytoisit omaa työvoimaa, tämä helpottaa vuokratyöfirman tehtävää etsittäessä kandidaatteja, ja omalta osaltaan varmistaa että he ovat osaamiseltaan sitä, mitä tehtävässä vaaditaan
• Perehdy sopimusehtoihin huolella, tarkista mahdolliset sopimuksen irtisanomisehdot
• Haastattele tarjottu työntekijä ennen valintaa, odota kunnes löydät varmasti haluamasi henkilön
• Muista kohdella työnjohdon osalta vuokratyöntekijöitä kuten omia alaisiasi – myös he tarvitsevat perehdytystä, ohjausta ja palautetta työstään
• Työmotivaation kannalta on oleellista että vuokratyöntekijät ovat mukana (mahdollisuuksien mukaan) kaikessa missä omatkin työntekijät, vältä alaistesi jakamista eri ”kasteihin”
• Muista että hyvän vuokratyöntekijän voit myöhemmin helposti rekrytoida omaan organisaatioosi (sopimusehdoissa saattaa olla joskus olla määritelty korvaus tästä), myös tässä mielessä on myös järkevää, (eikä ainoastaan reilua), kohdella vuokratyöntekijöitä hyvin ja oikeudenmukaisesti
Alihankinta
Ulkoistamalla tai käyttämällä alihankkijoita yritys pyrkii siirtämään osan tehtävistä ja toiminnoista muualle, jotta se pystyy paremmin keskittymään strategisesti tärkeisiin toimintoihin ja osaamisalueisiin.
Usein alihankinnalla pyritään myös varautumaan mahdollisiin yrityksen tuotteen tai palvelun kausittaisen kysynnän vaihteluihin, siten että ”kuumassa sesongissa” mahdollinen lisätyö saadaan nopeasti resurssoitua muualta, ja sitten esim. kysynnän heiketessä yritys pystyy yhtä nopeasti vähentämään tilauksiaan joutumatta itse irtisanomaan työntekijöitään. Ulkoistamis- tai alihankintapäätöstä tehdessäsi mieti seuraavaa:
• Vaikka itse työ siirtyy muualle, yritys/organisaatio tarvitsee kuitenkin resurssin ja osaamista alinhankintasuhteen hallintaan, eli jollain yrityksen työntekijällä täytyy olla alihankinnan johtaminen työnkuvauksessaan
• Palvelusopimuksen määrittely on alihankinnan ostamisessa kriittinen menestystekijä
• Tyypillisesti yrityksen omat prosessit tulee olla hyvin dokumentoitu ja määritelty, jotta alihankintaprosessi toimii hyvin
• Vertaile alihankkijoita ennen päätöksiä, hae referenssejä muilta asiakasyrityksiltä
• Huolehdi siitä, että kriittinen osaaminen pysyy omissa käsissäsi, älä jää alihankkijasuhteesi vangiksi
• Kustannukset – kun vertaat kustannuksia, muista myös alihankinnasta koituvat epäsuorat lisäkulut