Alaisten kehittäminen

Hyvä esimies toimii alaistensa kehittymisen valmentajana

Todennäköisesti esimies ei voi ”kehittää” alaisiaan ilman että näillä on itsellään halu ja tahto kehittyä tiettyyn suuntaan. Esimiehellä on kuitenkin tärkeä tehtävä toimia alaisensa kehittymisen valmentajana. Tämä voi tapahtua monella tavalla ja monessa eri tilanteessa: muodollisten kehityskeskustelujen kautta, antamalla alaiselle ”sopivasti” haastavia tehtäviä (joiden kautta hän kehittyy) ja antamalla alaiselle säännöllistä palautetta, jotta alaisen itsetuntemus kasvaa. Tällöin esimies auttaa alaista ymmärtämään omia vahvuuksiaan ja kehitystarpeitaan.
Tiimiä kehittäessään esimies kehittää yhteisiä toimintatapoja, ja auttaa tiiminsä jäseniä ymmärtämään toisiaan sekä tiimin yhteistyön eri osa-alueita. Tiimin kehittäminen alkaa aina tilanteen analysoinnilla. Jatkotoimenpiteitä voi tehdä kehittämisen ammattilaisten kanssa tai esimerkiksi osana mm. strategian jalkauttamista. Tärkeintä on muistaa kaikessa tiimin toiminnassa myös nk. kehittävä näkökulma, koska osaamisen aito jakaminen ja yhteen hiileen puhaltaminen parantaa merkittävästi sekä koko tiimin, että siinä työskentelevien yksilöiden suoriutumista sekä työhyvinvointia.

Kehityskeskustelut	Haastavat työtehtävät	Tiimin kehittäminen
• Säännölliset kehityskeskustelut • Kehittämistavoitteet nykyisessä tehtävässä • Pitkän tähtäimen uratavoitteet	• Työnkierto • Tehtävänkuvan laajentaminen • Työympäristön vaihtaminen (ulkomaankomennus)	• Havainnoi ja kuuntele • Tarkista pelisäännöt • Fasilitoi itse tai tuo ulkopuolinen fasilitaattori • Jaa kokemuksia muiden esimiesten kanssa • Tartu tilaisuuksiin

Kehityskeskustelut

Vaikka kehittävien toimenpiteiden pitäisi nykyajan työelämässä olla arkipäivää, on kuitenkin suositeltavaa varmistaa kehityksen seuranta 1-2 krt vuodessa käytävin kehityskeskusteluin.

Kehityskeskusteluille tulisi varata aikaa minimissään 1-2 tuntia, jotta voit oikeasti keskittyä alaiseesi ja hänen uraansa. Keskustelujen aikana kannattaa käsitellä laajemminkin alaisen urakehitykseen liittyviä kysymyksiä.

Vinkkejä kehityskeskustelun käymiseen:

Nykytila		• Miten viimeksi sovitut kehitystavoitteet ovat toteutuneet? • Onko alaisellasi ollut todella aikaa tehdä sovittuja asioita? • Jos kehitystoimet eivät ole toteutuneet, miksi ei? onko työntekijä priorisoinut tehtäviään oikein?
Nykyinen tehtävä		• Mitä kehitystavoitteita nykyisen tehtävän tavoitteellinen hoitaminen asettaa seuraavalle seurantajaksolle? listaa tavoitteet ja mikä kehittymistapa olisi tarkoituksenmukainen (kurssi, työssä kehittyminen, itseopiskelu, e-oppiminen etc.)
Työnkuva		• Onko muita mahdollisuuksia laajentaa nykyistä toimenkuvaa? (kts. myös kohta haastavat tehtävät)
Pitkän tähtäimen uratoiveet		• Mitkä ovat alaisesi pitkän tähtäimen (3-5 v) uratavoitteet? • Onko nykyisessä toimenkuvassa jotain, jota voidaan muuttaa siten, että tuettaisiin pitkän tähtäimen uratavoitteiden toteutumista? • Mitä muita askeleita alaisesi pitäisi ottaa jotta tulevaisuuden haaveista tulisi jonain päivänä totta ?
Oma työ organisaation strategian kannalta		• Miten alaisesi uratavoitteet ovat linjassa organisaation strategian kanssa? • Jos alainen on tyytyväinen tämänhetkiseen tehtäväänsä, onko itse tehtävä linjassa ja relevantti organisaation strategian kannalta? • Asettaako strategia tehtävälle muutospaineita? tämäkin keskustelu on syytä käydä avoimesti yhdessä alaisesi kanssa, jotta hän ymmärtää mihin ollaan menossa ja miten tulevaisuus tulee vaikuttamaan hänen työhönsä. Tässä kohdassa voi myös pohtia sitä, vastaako nykyinen tehtävä työntekijän toiveita vai ovatko tehtävä ja tekijä jo nyt ajautuneet eroon toisistaan eli tehtävä ei hyödynnä parhaiten työntekijän osaamista tai ei ole motivoiva hänen kannaltaan – mikäli näin on, tosiasioiden tunnustaminen hyödyttää lopulta teitä molempia.
Tarvittava tuki		• Muista kysyä alaiseltasi miten sinä esimiehenä voit konkreettisesti tukea alaistasi kehitystavoitteiden toteutumisessa ? • Jos odotukset tuen suhteen ovat vaikeita toteuttaa, muista sanoa se heti, ettet aseta odotuksia, joita et pysty myöhemmin täyttämään

Muista että kehityskeskusteluihin panostettu aika tulee maksamaan itsensä monenvertaisesti takaisin, mikäli alaisellasi on tunne, että aidosti välität hänen urastaan (etkä vain hänen tämänhetkisestä työpanoksestaan), ja annat aikaasi ja osaamistasi siihen että hän saa rauhassa pohtia uraansa liittyviä toiveita kanssasi. Kehityskeskustelussa esimies on sivuroolissa, ”valmentamassa” alaista ottamaan vastuuta omasta urastaan ja siinä kehittymisessä.

Haastavat ja vaihtelevat työtehtävät

Monet ihmiset oppivat parhaiten yrityksen ja erehdyksen kautta, eli lähtemällä tekemään asioita oman mukavuusalueensa ulkopuolelta.

Työssä oppimiseen on monia keinoja, kunhan tehtäviin ja tehtävänjakoon suhtautuu ennakkoluulottomasti. Alla on lueteltu muutamia tapoja, joilla esimies voi kehittää alaisiaan työtehtäviä järjestelemällä. (Muista kuitenkin kuulostella ja kunnioittaa alaisesi omia toiveita kehittymisen suhteen):

Työnkierto		Työntekijät ”vaihtavat” tehtäviään määräajaksi. Esimerkiksi osaston A työntekijä X vaihtaa 1/2-1  vuoden ajaksi tehtäviä osaston B työntekijän Y kanssa. Työnkierrossa tehtävien perusosaamisen ja työn vaativuuden tulisi olla suhteellisen lähellä toisiaan, jotta koko työnkierron aika ei mene uuden oppimiseen.
Tehtävänkuvan laajentaminen		Tehtävänkuvaa vähitellen laajennetaan siten, että tehtävänkuvaan otetaan lisää sellaisia tehtäviä, jotka vaativat työntekijältä osaamisensa kehittämistä. Esimerkiksi ohjelmistosuunnittelija ottaa jonkun pienemmän projektin tai vaikka alihankintasuhteen hallittavakseen. Tehtävänkuvan laajentamisessa on hyvä tehdä työntekijälle järjestelyn pelisäännöt selväksi ja varmistaa työntekijän halukkuus ottaa uusia tehtäviä, etenkin jos kyseessä ei ole ylennys tai palkankorotus.
Työympäristön vaihtaminen (esim. ulkomaankomennus tai työskentely uudessa toimipisteessä)		Mikäli organisaatiollasi on toimipisteitä muissa maissa tai paikkakunnilla, on ulkomaankomennus erittäin tehokas tapa laajentaa sekä työntekijän perspektiiviä että osaamista. Uudessa ja oudossa ympäristössä työskentely on vaativuudestaan huolimatta monelle hyvin palkitseva kokemus, joka kehittää sekä yksilöiden että muiden asianosaisten osaamista edelleen. Ulkomaankomennus voi olla myös suhteellisen lyhytkestoinen. Esim. alle puolen vuoden ulkomaankomennus on suhteellisen helppo järjestää, koska tällöin työntekijä pysyy vielä Suomen sosiaaliturvan piirissä. Monelle toive ulkomaankomennuksesta onkin osa omaa urasuunnittelua, ja näiden toiveiden huomioiminen ja toteuttaminen mahdollisuuksien mukaan ovat tärkeitä työn imuun ja työssä viihtymiseen vaikuttavia tekijöitä. Esimiehen tulee kuitenkin olla rehellinen, jos näköpiirissä ei ole mahdollisuuksia näiden toiveiden toteuttamiseen.

Edellä luetellut työssä oppimisen mallit ovat sekä yksilön että organisaation kannalta paras tapa kehittyä mm. seuraavien syiden takia:

• Kehittyminen tapahtuu tuottavan työn ohessa, eikä erikseen nk. koulutukseen varatulla ajalla
• Monilla ihmisillä itse asiassa työssä suoriutuminen on parhaimmillaan, kun on mieli on avoin uudelle ja itsellä on halu näyttää omaa osaamistaan uusissa tehtävissä
• Oppimisen sisäistäminen on automaattista kun se tapahtuu ”tekemällä”
• Työntekijän näkökulma ja perspektiivit laajenevat, kun asioita joutuu pakosta katsomaan uusista lähtökohdista
• Organisaatio kokonaisuutena hyötyy osaamisen kierrättämisestä

Tiimin kehittäminen

Tiimin kehittäminen tarkoittaa yksinkertaisuudessaan kaikkia niitä toimia, joilla työryhmä tai tiimi voi oppia paremmin tuntemaan toisensa, jakamaan tietoa ja toimimaan paremmin yhteen keskenään tai muiden osastojen/sidosryhmien kanssa. Esimiehen kannattaakin lähteä tiimin kehittämisessä liikkeelle suhteellisen hitaasti, siten että ensin ymmärretään mikä kaipaa kehittämistä, ennen kuin suunnitellaan mahdollisia toimenpiteitä. Aloita esimerkiksi seuraavasta:

Kysele ja kuulostele		Kysy esimerkiksi tavoite- tai kehityskeskusteluiden kautta yksilöiden mielipiteitä tiimin toimivuudesta. Jos kuulet jotain kehitystoimenpiteiden kannalta oleellista, kysy jatkokysymyksiä ja ole avoin kuulemallesi. Vältä kuitenkin ottamasta asioihin kantaa liian aikaisin.
Tarkista pelisäännöt		Muista tarkistaa tiimin pelisäännöt vähintään kerran vuodessa.
Havainnoi		Havainnoi tiimipalavereissa ihmisten käyttäytymistä ja tilanteiden dynamiikkaa. Muista, että jos itse dominoit palavereita, et pysty kunnolla havainnoimaan. Jaa siis palaverien vetotehtäviä alaisillesi. Tämä kehittää sekä heitä, että antaa itsellesi tilaa ja mahdollisuuden havainnointiin.
Fasilitoi		Fasilitoi ryhmätöitä tiimillesi. Voit esimerkiksi itse vetää mm. harjoituksen jossa tiimisi yhdessä miettii tavoitteitaan ja sitä, mikä olisi heidän mielestään nk. ideaali toimintatapa. Isommassa tiimissä ryhmät on hyvä jakaa siten, että hiljaisemmatkin pääsevät ääneen. Jos et ole itse tottunut fasilitaattori, tarvittaessa voit hakea ulkoista apua.

Jatkotoimenpiteistä päätettäessä voit turvautua mm. kehittämisen ammattilaisiin. Kehittämisen ammattilaisilla on käytössään monenlaisia eri tiimin kehittämisen työkaluja (mm. MBTI, Belbin, DISC jne.) joiden kautta tiimiläisten tyypillisiä käyttäytymismalleja analysoimalla voidaan päästä käsiksi siihen, että ihmiset toimivat luontaisesti eri tavalla. Näin lisätään sekä oman että muiden toiminnan ymmärrystä.

Mikäli organisaatiosi taloudellinen tilanne ei tällä hetkellä salli työskentelyä ja selkeitä toimenpiteitä alan ammattilaisten kanssa, kannattaa keskustella muiden esimiesten kanssa heidän kokemuksistaan.

Monesti jo yhteiset illanvietot tai nk. työkykypäivät lisäävät tiimin toimivuutta. Kun ihmiset oppivat paremmin tuntemaan toisensa tavallisten työympyröiden ulkopuolella, he usein toimivat myös paremmin yhteen työpaikalla.

Muistathan että myös strategian jalkauttaminen on loistava tilaisuus tiimityön kehittämiselle. Strategian jalkautus on luonteva tapa yhdessä pohtia sitä, mikä on tiimin ja yksilöiden tehtävä tällä hetkellä ja mihin organisaatio on mahdollisesti menossa. Tässä tilanteessa voi moni tiimityön ongelma ja jopa ratkaisu kristallisoitua itsestään.

Oman tiimin tehtävästä ja tarkoituksesta keskustelu ei kuitenkaan koskaan saisi mennä ”uhkailun” puolelle, vaan asioita tulisi lähestyä kyseenalaistaen mutta rakentavasti ja luoden luottamusta tulevaisuuteen.

Mikäli olette yhdessä sopineet tiimin kehitystoimia, muista pitää niistä kiinni ja seuraa niiden toteutumista esim. tiimipalaverien yhteydessä. Pohja seuraavienkin vuosien kehittämistyöltä putoaa helposti pois, mikäli yhdessä sovituista kehittämistoimista ei pidetä kiinni, ja ne jäävät vain sanahelinäksi.