Vaikeat esimiestilanteet

Aina välillä tulee esiin tilanteita, joissa esimiehen tulee ymmärtää missä oma rooli alkaa ja missä se loppuu

Esimiehen toistuvien ja syklisten tehtävien lisäksi on joukko työnantajan edustajana toimimiseen kuuluvia nk. vaikeita tilanteita, joita esimiehen uran varrelle saattaa tulla. Vaikeissa tilanteissa on tärkeä ymmärtää, milloin turvautua muihin ammattilaisiin ja sidosryhmiin.

Yhteistä vaikeille tilanteille on, että varhainen puuttuminen yleensä helpottaa asian käsittelyä. Mitä pidempään hankalien tilanteiden annetaan muhia työyhteisössä, sen pidempään ne alkavat myrkyttää työilmapiiriä, ja sitä kautta työntekijöiden motivaatiota. Asioiden käsitteleminen asianosaisten kesken avoimesti, suoraan, reilusti ja jämäkästi, on omiaan loppujen lopuksi lisäämään luottamusta esimiehen ja alaisten kesken.

Esimiehen kannattaa muistaa, että vaikka nk. vaikeiden tilanteiden kanssa painiminen voi tuntua työläältä ja viedä paljon aikaa, ne ovat samalla useasti esimiestyötä kaikkein parhaiten ja nopeiten kehittäviä tehtäviä.

Konfliktit työyhteisössä	Alaisen sairastuminen	Irtisanominen
• Kuule kaikkia osapuolia • Selvitä asian omistaja • Ole jämäkkä • Älä syyllistä, mutta odota ja vaadi kaikilta yhteistyötaitoja	• Muista olla inhimillinen • Ota työterveys mukaan • Ole realisti – arvioi tehtävät ja tulokset totuudenmukaisesti • Reilu, mutta yhdenvertainen kohtelu • Eläkeyhtiöissä osaamista kuntouttamiseen	• Irtisanominen on kova paikka – sekä alaiselle että esimiehelle • Seiso päätöstesi takana, älä selittele • Anna kaikki mahdollinen tuki • Huolellinen viestintä ja dokumentaatio • Huomioi ”jäljelle jäävät” ja heidän luottamuksensa organisaation toimintaan
Kiusaaminen	Alaisen ”alisuoriutuminen”	Törkeät väärinkäytökset
• Ehdoton luottamuksellisuus • Ota neutraali selvittäjä • Kiusaamisen omistajuus • Tee selväksi että kiusaamista ei suvaita • Seuranta	• Ero ”normaaliin” työsuoritukseen • Avoin keskustelu ja jatkuva palaute • Anna alaiselle aikaa ja mahdollisuus korjata tilanne • Tarvittaessa kirjalliset työnjohdolliset ohjeet • Mahdolliset seuraamukset	• Toimi viipymättä asian selvittämiseksi • Ota mukaan työsuhdejuristi • Ilmoita poliisille jos kyseessä ovat epäilyt laittomuuksista • Ota asian selvittelyyn mukaan vain välttämättömimmät ihmiset, muista työntekijän oikeusturva

Konfliktit työyhteisössä

Erilaiset konfliktitilanteet työyhteisössä kannattaa ottaa käsittelyyn heti silloin, kun niistä saa vihiä. Kysy ja kuulostele asianosaisilta heidän näkemystään tilanteesta. Mikäli tilanne on molempien osapuolten mielestä hallinnassa, älä toisaalta tee ”kärpäsestä härkästä”. Mikäli henkilökohtaiset erimielisyydet ovat päässeet jatkumaan konfliktiksi asti, eli ne vaikuttavat työsuoritukseen ja/tai työmotivaatioon, on tärkeä toimia ripeästi.

Kannattaa muistaa, että ratkaisun avaimet ovat aina niillä yksilöillä, jotka tilanteet ovat alunperin luoneet. Täten on syytä selvittää konfliktin varsinaiset omistajat – jos olet itse konfliktitilanteen osapuolena, suositellaan kuitenkin että otat tilanteeseen ulkopuolisen, neutraalin selvittäjän (mikäli tavallinen paneutuva esimiestyö ei vie ratkaisua eteenpäin). Jos joku osapuoli ottaa esiin varsinaisen kiusaamisen, kannattaa noudattaa allaolevaa tämän aihealueen kohdan ohjeistusta.

Aloita kuulemalla ensin molempia osapuolia neutraalisti, eli pyydä heitä kertomaan vapaasti mitä on tapahtunut heidän näkökulmastaan. Kun olet kuullut konfliktitilanteen molempia osapuolia, seuraavaksi kannattaa järjestää yhteinen keskustelutilaisuus (jos osapuolet ovat eri osastoilta, ota myös toisten esimiehet mukaan). Tee selväksi, että vaikka erimielisyydet ovat luonnollinen osa moniarvoista työyhteisöä, odotetaan kaikilta myös yhteistyötaitoja, ja erimielisyydet eivät saisi mennä sille tasolle, että niillä on haittaa yksilöiden ja tiimien työsuoritukselle.

Selvitä onko jotain asioita, joita sinä (tai te) esimiehenä voisivat tehdä, että asiat sujuisivat helpommin. Loppujen lopuksi kannattaa nostaa ”kissa pöydälle” ja etsiä myönteisiä ratkaisuja konfliktin osapuolilta itseltään. Muistathan, että vanhoja asioita ei tässä vaiheessa kannata jäädä kaivelemaan ja etsimään ”syyllisiä” tilanteeseen. Vaikka tunteiden käsittely ja nimeäminen voi alkuun olla paikallaan, tulee nopeasti kohdistaa keskustelu rakentavien ratkaisujen etsimiseen. Ongelmien ”vatvomista” kannattaa siis välttää.

Muistathan, että tilanteen ratkaisuun kannattaa ottaa mukaan vain ne, jotka ovat tilanteessa olleet osallisena alunperinkin. Ehdoton luottamuksellisuus ja hienotunteisuus auttavat ajamaan asiaa eteenpäin.

Mikäli tilanne ei näiden ohjeiden ja asianosaisten omien toimien perusteella ratkea kohtuullisessa ajassa, suositellaan ulkopuolisen avun hakemista.

Alaisen sairastuminen

Alaisen vakava sairastuminen vaikuttaa myös työhön. Tärkein ohjenuora esimiehelle on empatiakyvyn käyttäminen – miltä itsestä tuntuisi, jos vakava sairaus uhkaisi terveyttä ja miten toivoisit esimiehesi sinua tukevan?

Vaikka esimiehenä sinun tulee tukea alaistasi sairauden aikana, ei esimies kuitenkaan ole lääkäri, eikä terapeutti. Varsinaisen työkyvyn määrittäminen ei ole esimiehen tehtävä. Esimiehenä sinun tulee pyytää ainakin pitkistä poissaoloista lääkärintodistus.

Pitkän sairastamisen tai työkyvyn alenemisen johdosta kannattaa avoimesti keskustella alaisen kanssa tehtävien hoitamisesta ja niihin liittyvistä järjestelyistä. Ota (alaisen luvalla) työterveyshuolto tai työterveyslääkäri mukaan tilanteeseen ja mahdollisiin keskusteluihin, ja keskustele avoimesti alaisesi toiveista työtehtävien suhteen. Mikäli sinun tulee resurssoida jotkut tehtävät muulla tavoin, muista sopia järjestelyistä aina ensin alaisesi kanssa.

Muista että työ voi myös olla alaiselle tärkeä henkireikä, joka vie ajatukset edes hetkeksi pois sairaudesta. Jos alaisesi siis on työkykyinen, muista olla aliarvioimatta hänen haluaan ja osaamistaan suoriutua tehtävistään.

On myös hyvä muistaa yhdenvertaisuusperiaatteen tärkeys myös alaisen sairastumisen suhteen. Alaisen työsuoritus tulee arvioida työkykyisena samalla tavalla kuin muidenkin samanlaista työtehtävää suorittavien. Ei myöskään ole tarkoituksenmukaista edes väliaikaisesti ”helpottaa” alaisen tehtäviä ilman selkeää sopimista osapuolten kesken.

Kaikkia keskusteluja alaisesi sairastumisen ympärillä leimaa ehdoton vaitiolovelvollisuus. Muistathan sopia asianosaisen kanssa milloin (ja mitä) kerrot hänen yksityisasioistaan muulle tiimille.

Pitkän sairasloman jälkeen voi olla tarkoituksenmukaista palata töihin ns. kuntoutuksen kautta. Kuntoutussuunnitelman tekoon ja toteutukseen voit kysyä konsultointia ja apua esim. työeläkeyhtiöiltäsi , joilla on usein paljon kokemusta erilaisista kuntoutusvaihtoehdoista ja niihin liittyvistä tuista.

Irtisanominen

Suurin osa esimiehistä joutuu joskus urallaan tilanteen eteen, jossa irtisanominen on väistämätöntä. Irtisanominen on aina kovin paikka sille, joka irtisanotaan, mutta myös esimies joutuu vaativan paikan eteen näissä tilanteissa. Irtisanomistilanteeseen kannattaa valmistautua myös henkisesti, jotta pystyy suoriutumaan esimiehen vaikeimmasta tehtävästä ”kunnialla” – siis alaista ja hänen tilannettaan kunnioittaen.

Varmista aina, että irtisanomiselle on lailliset perusteet. Tarvittaessa voit hakea konsultointiapua esimerkiksi työnantajajärjestöjen työsuhdejuristeilta. Lisäksi suuremmissa (yhteistoimintamenettelyn alaisissa) irtisanomisissa kannattaa käyttää apuna joko oman yrityksen HR-toimintoa, tai ulkopuolista HR-konsulttia.

Kun irtisanomispäätös on tehty, ja perustelut ovat sinulle itsellesi selviä, on viestinnässä tärkeä turvautua faktoihin. Päätökset perustellaan, mutta niitä ei kannata lähteä selittelemään – ei spekuloimalla, eikä esimerkiksi viittaamalla muiden alaisten tilanteeseen.

Valmistaudu irtisanomistilanteen asialistaan huolellisesti. Listaa ja selvitä organisaation tehtävät, joita irtisanomiseen kuuluu:

• irtisanomisajat
• ennakkoilmoitus irtisanomisesta
• työvelvoite irtisanomisajan aikana
• tehtävien siirto/alasajo
• viimeinen palkanmaksu
• työtodistus
• tukitoimet ja muutosturva (työvoimaviranomaiset, lisäkouluttautuminen, outplacement yms.)

Varsinaisen irtisanomisen tulee aina tapahtua kasvokkain keskustellen työntekijän kanssa. On tärkeää, että huolellisen valmistautumisen lisäksi annat alaisellesi aikaa purkaa tuntojaan ja toipua järkytyksestä. Tarvittaessa sovi toinen tapaaminen muutaman päivän päähän, jotta alaisesi voi vielä kysyä lisäkysymyksiä.

Oli irtisanomisen syy mikä tahansa, on hyvä pyrkiä antamaan irtisanotulle mahdollisimman paljon (mieluiten kirjallista) informaatiota hänen tilanteestaan ja tarjolla olevista tukitoimista. Vaikka tämä ei ehkä ensi alkuun tunnu alaisesta arvokkaalta, voi tästä ensijärkytyksestä toivuttua olla suurta hyötyä.

Irtisanomisten jälkeen on erittäin tärkeä muistaa, että myös organisaatioon jääneet työntekijät käyvät muutosprosessin läpi. Monelta on kolleegoita (ja ehkä ystäviä) irtisanottu, ja siksi luottamuksen palauttaminen organisaation toimintaan voi viedä aikaa. Esimerkiksi tuotannollis-taloudellisessa irtisanomisessa kaikkien tulee tietää ne perustelut, jotka ovat johtaneet työpaikkojen vähentämiseen. Yleensä lisätieto lisää ymmärrystä johdon päätöksentekoon.

Kiusaaminen

Työpaikkakiusaaminen on yksittäiseen henkilöön kohdistuvaa toistuvaa kielteistä huomiota, vähättelyä, mitätöimistä tai syrjintää. Aina kun asianosainen ilmaisee tuntevansa itsensä kiusatuksi, on esimiehen velvollisuutena työnantajan edustajana selvittää asia.

Asian omistajuus riippuu siitä, ketkä ovat kiusaamisen osapuolina. Mikäli joku alaisistasi syyttää sinua kiusaamisestä, kuuluu asian selvittely omalle esimiehellesi.

Työpaikkakiusaamisen selvittämistä leimaa ehdoton luottamuksellisuus, eikä selvittelyyn tule osallistua kuin välttämättä tarvittavat ihmiset. Mikäli kysyt muiden mielipiteitä tilanteista, älä viittää kiusaamissyytöksiin millään tavalla.

Tee osapuolille selväksi että kiusaamista ei suvaita missään tilanteessa. Keskustele asiasta ensin asianosaisten kanssa erikseen ja sitten yhdessä. On suositeltavaa ottaa mukaan neutraali, ulkopuolinen selvittäjä (esim. HR-ammattilainen, työterveyshuolto), jolla on kokemusta tilanteiden hallinnasta.

Työpaikalla pitää pystyä olla erimieltä monista asioista. Välillä tunteet voivat kiehua, jos yksilöiden kemiat eivät ns. kohtaa. Kuitenkin kaikilla on oikeus reiluun ja oikeudenmukaiseen kohteluun. Työpaikkakiusaamisen estäminen ja tuomitseminen on osa työsuojelua, ja joskus alainen haluaakin ottaa työsuojeluvaltuutetun mukaan selvittelyyn.

Riippumatta siitä, täyttyvätkö varsinaisen kiusaamisen tunnusmerkit, on syytä huomioida se, että joku todella tuntee itsensä kiusatuksi työpaikalla. Kiusaamisen selvittämisestä on aina hyvä tehdä kirjallinen raportti, joka myös jaetaan asianosaisille. Jatkotoimenpiteinä tulisi kiinnittää erityistä huomiota tiimin ilmapiiriin, ja siihen että se olisi erilaisuutta sietävä, kaikki mukaan ottava, sekä toisia kunnioittava ja arvostava.

On hyvä muistaa, että kiusaamistapaukset ovat myös taloudellisesti erittäin epätuottoisia tilanteita. Kaikkien asianosaisten työmotivaatio, työsuoriutuminen ja työteho laskevat. Tietenkin kiusaamisen inhimillinen ”lasku” voi olla vielä ikävämpi ja dramaattisempi, ja se yksistään riittää ottamaan erittäin tiukan linjan kaikkiin kiusaamisepäilyihin.

Alaisen ”alisuoriutuminen”

Alaisen ”alisuoriutumisesta” voi puhua silloin, kun alainen joko laiminlyö toistuvasti työnjohdon eli esimiehen ohjeita, tai ei yksinkertaisesti suoriudu hänelle annetuista tehtävänkuvauksen mukaisista tehtävistä.

On tärkeä tehdä selvä ero ”huononpuoleisen” suoriutumisen ja ”alisuoriutumisen” välillä. Meillä kaikilla voi olla elämäntilanteita ja -vaiheita, joissa työsuoritus syystä tai toisesta ajoittain kärsii siten, että emme saavuta kaikkia meille asetettuja odotuksia ja tavoitteita. ”Alisuoriutumisesta” voidaan puhua silloin, kun työntekijän työsuoritteet eivät yllä kohtuullisesti vaadittuun ”minimiin” omassa tehtävässään.

Syitä alisuoriutumiseen voi olla monia: riittämätön osaamisen, ohjauksen ja/tai perehdytyksen puute, puutteellinen kommunikaatio, puuttuva motivaatio, henkilökohtaiset ongelmat jne.

Tärkeää alisuoriutumisen analysoinnissa ja johtamisessa on jatkuva välitön palaute ja avoin keskustelu. Mikäli sinusta tuntuu, että jokin alaisesi jatkuvasti jää tavoitteestaan, ota asia rohkeasti puheeksi mieluiten heti, tai viimeistään suorituksen arvionnissa tai kehityskeskusteluissa. On äärimmäisen tärkeää, että myös työsuoritteet arvioidaan rehellisesti – mikäli olet vuosikausia ollut väärällä tavalla ”kiltti” ja kaunistellut alaisen tuloksia arviointivaiheessa, on hyvin vaikea jälkikäteen perustella jäämistä tavoitteista. Alainenhan luulee että kaikki on ”hyvin”, jos hänen suorituksensa arvioidaan tavoitetasolle!

Rehellisen ja avoimen keskustelun jälkeen alaisella tulee olla mahdollisuus omalta osaltaan korjata tilanne. Mikäli tilanne ei korjaannu, ja alisuoriutuminen jatkuu, voi olla paikallaan tehdä nk. kirjalliset työnjohdolliset ohjeet. Kirjallisten työnjohdollisten ohjeiden noudattamatta jättämisestä voi seurata varoitus, ja useammasta varoituksesta irtisanominen.

On suositeltavaa tehdä kirjalliset työnjohdolliset ohjeet ja tilanteen seuranta siten, että siinä avustaa joku HR-alan ammattilainen tai työsuhdelakimies. Irtisanomissa työsuorituksen perusteella tulee olla erityisen painavat perusteet, jotka tulee pystyä näyttämään mahdollisesti toteen myös tuomioistuimessa. Ulkopuolinen taho pystyy paremmin arvioimaan, ovatko työntekijälle asetetut vaatimukset kohtuullisia myös ulkopuolisen arvioijan silmin.